Od problemu do zysku:

Szczegóły projektu

Fakturownia to polska platforma powszechnie wykorzystywana przez firmy do kompleksowej obsługi faktur. Znaczna część z nich korzysta również z Shopify do prowadzenia sprzedaży online.

Ta podwójna zależność generowała jednak poważne wyzwanie. Proces ręcznego wystawiania faktur dla każdej transakcji internetowej był czasochłonny, uciążliwy i podatny na błędy.

Pojawiła się pilna potrzeba stworzenia automatycznego mostu między środowiskiem sprzedażowym Shopify a wymaganiami Fakturowni w zakresie fakturowania.

Dostrzegając tę lukę operacyjną, postanowiliśmy ją wypełnić. Naszym celem było opracowanie rozwiązania eliminującego nieefektywności wpisane w ręczne fakturowanie i umożliwiającego przedsiębiorcom koncentrację na rozwoju biznesu.

Tak powstała aplikacja Shopify Fakturownia, stworzona po to, by zrewolucjonizować proces wystawiania faktur dla przedsiębiorców.

Wyzwanie

Przed wdrożeniem naszego rozwiązania firmy działające w Shopify i korzystające z Fakturowni w zakresie dokumentacji finansowej mierzyły się z wieloma trudnościami.

#01 Ręczne i czasochłonne wystawianie faktur

Każde zamówienie w sklepie Shopify wymagało oddzielnego ręcznego procesu utworzenia faktury w Fakturowni. Było to nużące i odbierało cenny czas, który mógł być przeznaczony na sprzedaż, marketing czy rozwój produktu.

#02 Wysokie ryzyko błędów

Ręczne wprowadzanie danych zawsze wiąże się z możliwością pomyłki. Niewłaściwe dane klienta, błędne ilości produktów, ceny czy statusy płatności mogły powodować rozbieżności w dokumentacji finansowej, wymagające korekt i wpływające negatywnie na satysfakcję klienta.

#03 Brak synchronizacji w czasie rzeczywistym

Nie istniał mechanizm, który automatycznie łączyłby dane zamówień z Shopify z Fakturownią. Zmiany statusu zamówień czy potwierdzenia płatności trzeba było aktualizować ręcznie, co skutkowało przestarzałymi informacjami i spadkiem efektywności procesów księgowych.

#04 Rozproszenie uwagi od rozwoju biznesu

Ogrom zadań administracyjnych związanych z fakturowaniem odbierał przedsiębiorcom czas i energię potrzebną do strategicznego rozwoju. Zamiast skupiać się na skalowaniu działalności czy innowacjach, musieli oni walczyć z biurokracją.

#05 Podsumowanie wyzwania: poważne wąskie gardło

Ten rozproszony przepływ pracy tworzył wąskie gardło, szczególnie dla rosnących firm z coraz większą liczbą zamówień. Jasnym celem stało się opracowanie rozwiązania, które zautomatyzuje proces fakturowania i uwolni biznes od manualnych zadań.

Rozwiązanie

31 stycznia 2025 roku uruchomiliśmy aplikację Fakturownia, która oferuje kompleksową automatyzację fakturowania i pozwala właścicielom sklepów Shopify znacząco zwiększyć efektywność oraz dokładność procesów back office.

Najważniejsze elementy wdrożonego rozwiązania:

#01 Automatyczne wystawianie faktur i paragonów

System automatycznie generuje faktury i paragony na podstawie zamówień w Shopify. Eliminuje to konieczność ręcznego wystawiania dokumentów, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko błędów.

#02 Synchronizacja statusów płatności w czasie rzeczywistym

Aplikacja automatycznie synchronizuje statusy płatności między Shopify a Fakturownią, dzięki czemu dokumentacja finansowa jest zawsze aktualna i odzwierciedla rzeczywiste dane bez dodatkowej ingerencji.

#03 Automatyczne przenoszenie danych zamówień

Wszystkie istotne dane, w tym informacje o kliencie (imię, nazwisko, email, telefon, adres, geolokalizacja, adres IP, system i przeglądarka) oraz szczegóły produktów, są automatycznie przekazywane do Fakturowni. Dzięki temu każda faktura zawiera pełne i dokładne informacje.

#04 Integracja z procesem zakupowym

W celu usprawnienia obsługi klienta dodaliśmy do procesu checkout w Shopify prostą opcję „Czy chcesz fakturę?”. Klient może jednym kliknięciem poprosić o fakturę podczas zakupu.

#05 Natywna zgodność z Shopify

Aplikacja została zaprojektowana jako natywna integracja z Shopify Checkout, co gwarantuje płynne działanie i pełną kompatybilność.

#06 Bezpieczne przetwarzanie danych

Zgodnie z wytycznymi Shopify aplikacja pobiera i przetwarza dane klientów, produktów i zamówień (w tym zamówienia robocze i dane z ostatnich 60 dni) w sposób w pełni bezpieczny, z zachowaniem najwyższych standardów prywatności.

Wyceń swój projekt

Umów spotkanie

Osiągnięte rezultaty

Wdrożenie aplikacji Fakturownia przyniosło właścicielom sklepów Shopify wymierne korzyści i skutecznie rozwiązało problemy związane z ręcznym fakturowaniem.

Aplikacja stała się kluczowym narzędziem w poprawie efektywności operacyjnej i umożliwiła przedsiębiorcom skupienie się na priorytetowych działaniach rozwojowych.

Najważniejsze rezultaty i efekty:

Znaczna oszczędność czasu: czas potrzebny na wystawienie faktury skrócił się z 2–3 minut do kilku sekund. Automatyzacja pozwala odzyskać wiele godzin miesięcznie, które można przeznaczyć na działania zwiększające sprzedaż i rozwój.
Minimalizacja błędów: ryzyko błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych czy obliczeniami zostało praktycznie wyeliminowane. Dokumentacja finansowa jest teraz bardziej precyzyjna i nie wymaga czasochłonnych korekt.
Wyższa efektywność operacyjna: automatyczny przepływ danych z zamówień w Shopify do Fakturowni oraz synchronizacja statusów płatności w czasie rzeczywistym znacząco usprawniły procesy administracyjne i księgowe.
Większe skupienie na rozwoju biznesu: przedsiębiorcy mogą teraz przeznaczyć odzyskany czas i zasoby na kluczowe obszary jak rozwój produktu, ekspansja na nowe rynki czy budowanie relacji z klientami.

Te rezultaty pokazują, że precyzyjnie zaprojektowane i dobrze zintegrowane rozwiązanie programistyczne może znacząco zoptymalizować kluczowe procesy biznesowe, potwierdzając naszą zdolność do tworzenia narzędzi e-commerce o wysokim wpływie.

Podsumowanie

Udało się nam skutecznie rozwiązać kluczowy problem właścicieli sklepów Shopify korzystających z Fakturowni. Opracowana i wdrożona aplikacja umożliwia automatyczne fakturowanie, łatwą integrację i realne zwiększenie efektywności operacyjnej, jednocześnie odciążając biznes z nadmiaru zadań administracyjnych.

Automatyzacja wystawiania faktur, synchronizacja płatności i dokładne przenoszenie danych to przykład tego, jak precyzyjnie zaprojektowane rozwiązanie programistyczne może zoptymalizować procesy i przyczynić się bezpośrednio do wzrostu w e-commerce.

Skontaktuj się z nami przez poniższy formularz

Odezwiemy się do Ciebie w ciągu 24 godzin