Elektroniczna wymiana dokumentów - czym jest i jak ją wdrożyć?

EDI pomaga wielu firmom codziennie redukować zasoby potrzebne do osiągnięcia tych samych, a nawet lepszych wyników.

EDI, znane również jako Elektroniczna Wymiana Danych, to sposób wymiany dokumentów między różnymi firmami. Nie wiąże się z tradycyjnymi metodami przesyłania dokumentów, takimi jak wysyłanie papierowej wersji.

Jak to działa?

EDI to sposób szybkiej i taniej komunikacji między różnymi firmami. Może być również określane jako system (lub standardowy format), który umożliwia przedsiębiorstwom (będącym odrębnymi podmiotami) szybkie przesyłanie dokumentów, takich jak faktury, zamówienia i wiele innych. Ogólnie rzecz biorąc, firmy korzystają z pewnych standardowych formatów, takich jak PDF.

System może brzmieć jak zwykła poczta elektroniczna, ale tak nie jest. Podczas gdy e-maile muszą być obsługiwane przez ludzi, EDI jest w pełni elektroniczne.

Dzięki EDI informacje są przesyłane bezpośrednio z aplikacji jednego przedsiębiorstwa do drugiego. Jest to o wiele prostsze i tańsze niż tradycyjna opcja przesyłania dokumentów pocztą.

Wdrożenie EDI

Proces ten może być trudny do osiągnięcia dla niektórych firm - szczególnie tych, które nie przeprowadziły procesu digitalizacji dokumentów. Aby wdrożyć EDI, najpierw muszą przenieść wszystkie dane do specjalnych aplikacji - stworzonych w Ruby on Rails lub innych, podobnych technologiach.

Co więcej, firmy muszą natychmiast dostosować się do zmian w prawie, aby uniknąć problemów prawnych. Te problemy nie są jedynymi, które można napotkać podczas procesu wdrażania EDI. Można również łatwo założyć, że każda strona EDI może mieć własne wymagania, standardy itp. Znalezienie sposobu na dostosowanie się do potrzeb każdej strony jest trudnym procesem, który może zająć trochę czasu i wysiłku. Ogólnie rzecz biorąc, aby w pełni wdrożyć EDI, potrzebna jest aplikacja, która będzie w stanie przetłumaczyć/mapować dane na powszechnie używany format oraz aplikacje, które umożliwią pakowanie i rozpakowywanie plików.

Mimo to, korzystanie z procesu Elektronicznej Wymiany Dokumentów jest korzystne dla wszystkich stron. Mimo że mogą wystąpić pewne problemy, zdecydowanie warto spróbować.
 

Korzyści z Elektronicznej Wymiany Dokumentów

Proces ten ma wiele korzyści, które sprawiają, że warto go wypróbować. Przede wszystkim jest tańszy niż przesyłanie komunikacji za pomocą tradycyjnej poczty lub kuriera. Istnieją pewne koszty związane z wdrożeniem EDI, ale ogólnie pozwala to na znaczne oszczędności. Firma nie musi płacić za koperty, znaczki, drukowanie listów przewozowych, a także za usługi pocztowe.

Co więcej, cały proces jest znacznie szybszy. Nawet bardzo szybkie (i również drogie) usługi kurierskie, które mają na celu dostarczenie paczki tego samego dnia, nie mogą równać się z przesyłaniem dokumentu za pomocą EDI.

Jak wspomniano wcześniej, tradycyjne procesy, takie jak przesyłanie dokumentów za pomocą e-maila lub poczty, wymagają udziału czynnika ludzkiego w procesie. Z tego powodu ryzyko błędów znacząco wzrasta. EDI jest obsługiwane w pełni elektronicznie, co oznacza, że nie ma miejsca na błędy ludzkie.

Wspomniane powyżej korzyści płynące z używania funkcjonalnego EDI to tylko najczęstsze z nich - lista jest dłuższa. Każda nowoczesna firma powinna rozważyć tę metodę transferu danych.
 

Źródła:
- https://www.edibasics.com/what-is-edi/
- https://www.edibasics.co.uk/implementing-edi/
- https://www.ibm.com/pl-pl/supply-chain/edi-electronic-data-interchange
- Obrazy: pixabay